Việc tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động quan trọng của các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân để tạo cơ hội giao lưu, kết nối và quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, để tổ chức thành công một sự kiện, người tổ chức cần phải chuẩn bị và thực hiện rất nhiều công việc khác nhau. Hãy cùng AGS Landscape tìm hiểu chi tiết tổ chức sự kiện gồm những công việc gì qua bài viết dưới đây.
Lên ý tưởng và xác định mục đích sự kiện
Công đoạn lên ý tưởng này bao gồm các yếu tố dưới đây:
Xác định mục đích, chủ đề của sự kiện
Đầu tiên, người tổ chức cần phải xác định rõ mục đích và chủ đề của sự kiện. Mục đích của sự kiện có thể là gì? Đó có thể là tăng cường tình đoàn kết trong tổ chức, quảng bá sản phẩm, tạo thêm cơ hội kinh doanh hoặc đơn giản chỉ là để giải trí cho nhân viên, khách hàng.
Còn chủ đề của sự kiện thì có thể là gì? Ví dụ như sự kiện kỷ niệm sinh nhật, hội nghị khách hàng, triển lãm sản phẩm, …
Lên ý tưởng về nội dung, hoạt động cho sự kiện phù hợp với chủ đề
Sau khi đã xác định được mục đích và chủ đề của sự kiện, người tổ chức cần phải lên ý tưởng về nội dung, hoạt động cho sự kiện phù hợp với chủ đề. Ví dụ, nếu đây là sự kiện triển lãm sản phẩm thì người tổ chức cần phải lên ý tưởng về bố trí gian hàng, trình diễn sản phẩm, cách thức quảng bá sản phẩm, …
Lập kế hoạch và chuẩn bị cho sự kiện
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một phần công đoạn quan trọng không thể thiếu mỗi khi tiến hành tổ chức bất kỳ một sự kiện nào từ quy mô lớn đến nhỏ.
Xác định ngân sách dự kiến cho sự kiện
Sau khi đã có ý tưởng và các hoạt động cần thiết cho sự kiện, người tổ chức cần phải xác định ngân sách dự kiến để tiến hành lập kế hoạch và chuẩn bị cho sự kiện. Ngân sách này bao gồm các chi phí như thuê địa điểm, trang thiết bị, tài liệu, quà tặng, tiền lương cho nhân viên tổ chức, chi phí quảng cáo….
Người tổ chức cần phải tính toán và dành riêng một khoản ngân sách hợp lý cho sự kiện của mình.
Lựa chọn địa điểm phù hợp, tiện lợi
Địa điểm tổ chức sự kiện là rất quan trọng để thu hút được khách tham dự và tăng tính hiệu quả của sự kiện. Do đó, người hoặc đơn vị tổ chức cần phải lựa chọn địa điểm phù hợp, tiện lợi cho sự kiện của mình. Đối với các sự kiện lớn, thường sử dụng các trung tâm hội nghị hoặc các nhà thi đấu, sân vận đ vật. Còn đối với các sự kiện nhỏ hơn, thì có thể tổ chức tại các nhà hàng, khách sạn hoặc trong văn phòng của công ty.
Mời khách mời, diễn giả tham gia sự kiện
Mời khách mời và diễn giả tham gia sự kiện cũng là một trong những công việc quan trọng khi tổ chức sự kiện. Người tổ chức cần phải lên danh sách các khách mời và diễn giả phù hợp với chủ đề sự kiện của mình, sau đó tiến hành liên hệ và mời tham gia sự kiện.
Chuẩn bị các vật dụng, trang trí cho sự kiện
Chuẩn bị các vật dụng, trang trí cho sự kiện để tạo ra không gian trang trọng, đẹp mắt và thu hút khách tham dự. Việc bố trí này bao gồm các công việc như bố trí bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, backdrop, banner, hoa tươi, v.v.
Chuẩn bị tài liệu, quà tặng cho khách tham dự
Ngoài việc chuẩn bị không gian sự kiện, người tổ chức còn cần phải chuẩn bị các tài liệu và quà tặng cho khách tham dự. Bao gồm các tài liệu liên quan đến sự kiện như tài liệu giới thiệu về sản phẩm, brochures, name tag… Các quà tặng có thể là các sản phẩm liên quan đến chủ đề sự kiện hoặc là các sản phẩm quà tặng thông thường như áo mưa, ly sứ, ví da, …
Triển khai tổ chức sự kiện
Nếu bạn thắc mắc tổ chức sự kiện cần những gì? thì phần triển khai là một phần không thể thiếu khi tổ chức sự kiện, nó chiếm 80% và là công đoạn quan trọng nhất mỗi khi tổ chức sự kiện.
Bố trí không gian sự kiện hợp lý, bắt mắt
Trong quá trình triển khai tổ chức sự kiện, người tổ chức cần phải bố trí không gian sự kiện hợp lý, bắt mắt để thu hút sự chú ý của khách tham dự. Đây là công việc rất quan trọng và yêu cầu người tổ chức có kinh nghiệm và năng khiếu trong việc trang trí, bố trí không gian.
Đón tiếp, hướng dẫn khách đến dự sự kiện
Khi khách tham dự đã đến địa điểm tổ chức sự kiện, người tổ chức cần phải có đội ngũ nhân viên đón tiếp và hướng dẫn khách đến dự sự kiện. Những nhân viên này cần phải được đào tạo để có thể tư vấn và hỗ trợ khách hàng một cách chuyên nghiệp.
Triển khai các hoạt động, nội dung đã lên kế hoạch
Sau khi đã bố trí không gian sự kiện và tiến hành đón tiếp khách tham dự, người tổ chức cần phải triển khai các hoạt động và nội dung đã lên kế hoạch cho sự kiện của mình. Nội dung bao gồm như diễn thuyết, trình diễn sản phẩm, chương trình văn nghệ, …
Giải quyết các vấn đề, sự cố phát sinh (nếu có)
Trong quá trình triển khai, có thể xảy ra các vấn đề hoặc sự cố phát sinh. Người tổ chức cần phải có kế hoạch để giải quyết các vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chẳng hạn như việc sửa chữa thiết bị hỏng, đổi chỗ bàn ghế để tạo không gian thoải mái hơn cho khách tham dự, …
Đánh giá sự kiện sau khi kết thúc
Đánh giá sự kiện cũng là một phần không thể thiếu nó giúp người hoặc đơn vị tổ chức sự kiện nắm bắt được tỷ lệ thành công hay thất bại của buổi sự kiện và có kế hoạch khắc phục cho những lần sau. Công việc đánh giá sự kiện sau kết thúc bao gồm:
Khảo sát ý kiến phản hồi từ khách tham dự
Sau khi sự kiện đã kết thúc, người tổ chức cần phải tiến hành khảo sát ý kiến phản hồi từ khách tham dự để có cái nhìn tổng quan về sự thành công của sự kiện.
Khảo sát này có thể được tiến hành bằng cách phát tờ khảo sát hoặc thực hiện cuộc trò chuyện trực tiếp với khách hàng.
Đánh giá hiệu quả của sự kiện so với mục đích đề ra
Đánh giá hiệu quả của sự kiện là rất quan trọng để người tổ chức có thể đưa ra những điểm mạnh và điểm yếu của sự kiện, từ đó rút kinh nghiệm và cải thiện trong những lần tiếp theo. Đánh giá này có thể dựa trên các chỉ tiêu như số lượng khách tham dự, ý kiến phản hồi từ khách hàng, doanh số bán hàng, …
Rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.
Cuối cùng, người tổ chức cần phải rút ra kinh nghiệm từ sự kiện của mình để có thể cải thiện và chuẩn bị tốt hơn cho các sự kiện tiếp theo. Người tổ chức nên ghi lại các điểm mạnh và điểm yếu của sự kiện, đưa ra những giải pháp, cải thiện trong các lần tổ chức sau.
Hy vọng những thông tin mà AGS Landscape cung cấp đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các công việc cần phải thực hiện khi tổ chức sự kiện. Nếu quý khách hàng có nhu cầu tổ chức thiết kế sự kiện. hãy liên hệ ngay với chúng tôi, đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện AGS Event sẽ hỗ trợ giúp bạn hoàn thành sự kiện một cách hiệu quả nhất.
Thông tin liên hệ
Điện Thoại: (024) 6296.8888
Hotline: (+84) 988118811
Website: agsevent.vn
Email: project@ags.vn
Địa chỉ: VP Phía Bắc: Tầng 5, số 14 phố Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
