QUY TRÌNH TRANG TRÍ LỄ HỘI CHUYÊN NGHIỆP A-Z: TỪ LÊN Ý TƯỞNG ĐẾN HOÀN THIỆN

Bạn có thể tưởng tượng khung cảnh một lễ hội rực rỡ ngập tràn sắc màu, một nơi ánh sáng hoà với âm nhạc rộn ràng, tiếng cười nói rôm rả, vui vẻ của những người tham gia. Quy trình trang trí lễ hội không chỉ là việc làm đẹp không gian mà còn là yếu tố then chốt tạo nên bầu không khí, truyền tải thông điệp và để lại ấn tượng sâu sắc cho người tham gia. Một lễ hội được trang trí theo quy trình chuyên nghiệp không chỉ thu hút sự chú ý mà còn nâng cao trải nghiệm, góp phần lớn vào sự thành công của sự kiện. Tại AGS Landscape - đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực trang trí sự kiện, lễ hội chúng tôi rất vinh dự khi được đồng hành, đem đến cho bạn dịch vụ trọn gói, tối ưu ngân sách, đáp ứng kỳ vọng và biến ước mơ ấy của bạn thành hiện thực. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn tạo nên một lễ hội rực rỡ, kết nối và đầy niêm vui! 

Trang trí sự kiện lễ hội đòi hỏi tính sáng tạo, sự chuyên nghiệp và tinh tế (Nguồn: AGS Landscape)

1. Quy trình trang trí lễ hội:

Bạn đang lên kế hoạch trang trí cho một lễ hội và mong muốn không gian trở nên ấn tượng? Trang trí lễ hội không chỉ là việc làm đẹp mà còn là cách truyền tải thông điệp và tạo trải nghiệm khó quên cho người tham gia. Dưới đây là 5 bước để tạo nên một sự kiện đáng nhớ.

Bước 1: Xác định mục tiêu và chủ đề của lễ hội:

Đây là bước đầu tiên, là nền tảng giúp định hình toàn bộ phong cách và hướng trang trí cho sự kiện. Vậy nên trước khi bắt tay vào trang trí, bạn cần trả lời những câu hỏi quan trọng để định hướng:

• Mục tiêu của lễ hội là gì? Đây có thể là một sự kiện Kỷ niệm (như Tết, Giáng sinh), quảng bá văn hóa, hay gây quỹ từ thiện. Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn chọn phong cách trang trí phù hợp.

Xác định mục tiêu và chủ đề của lễ hội (Nguồn: Pinterest)

• Chủ đề của lễ hội là gì? Chủ đề có thể là văn hóa truyền thống (đèn lồng, hoa mai), lịch sử (phục dựng cổ xưa), hay hiện đại (ánh sáng LED, công nghệ). Chủ đề sẽ là kim chỉ nam cho mọi quyết định sau này.
• Đối tượng tham gia là ai? Trẻ em thích màu sắc rực rỡ và chi tiết vui nhộn, trong khi người lớn có thể ưa chuộng sự tinh tế. Gia đình thường muốn không gian ấm cúng, dễ tương tác.
• Ngân sách dự kiến để trang trí lễ hội là bao nhiêu? Xác định ngân sách giúp bạn cân đối giữa ý tưởng sáng tạo và thực tế. Bạn có thể chọn trang trí tiết kiệm nhưng vẫn đẹp mắt với các vật liệu tái chế hoặc thuê đồ thay vì mua mới.

Ví dụ: Nếu bạn tổ chức một lễ hội Tết cho gia đình, chủ đề “Xuân Rực Rỡ” với hoa đào và đèn lồng đỏ sẽ rất phù hợp, trong khi ngân sách cần ưu tiên vật liệu dễ tìm.

Bước 2: Lên ý tưởng và thiết kế

Sau khi có được mục tiêu và chủ đề, đã đến lúc sáng tạo:

• Nghiên cứu phong cách trang trí: Tìm hiểu các phong cách trang trí lễ hội, sự kiện phù hợp, như phong cách truyền thống với tre và gỗ, hay hiện đại với ánh sáng neon. Điều này phụ thuộc vào chủ đề bạn chọn.
• Tìm kiếm ý tưởng - cảm : Các nguồn như Pinterest, tạp chí sự kiện, hoặc tham quan các lễ hội tương tự là kho tàng cảm hứng. Ví dụ, một lễ hội ánh sáng có thể học hỏi từ sự kiện Vivid Sydney.
• Phác thảo ý tưởng: Vẽ tay hoặc sử dụng phần mềm như Canva, Photoshop để hình dung ý tưởng. Một bản phác thảo đơn giản cũng đủ để bạn thấy bố cục tổng thể.

• Xây dựng bản vẽ chi tiết: Lên kế hoạch cụ thể về bố cục (đặt đèn ở đâu, treo hoa thế nào), màu sắc (tông chủ đạo là gì), vật liệu (vải, gỗ, nhựa), và ánh sáng (đèn LED hay đèn dầu).

Lên ý tưởng và thiết kế

Nếu bạn muốn trang trí lễ hội, sự kiện đơn giản mà đẹp, hãy chọn một màu sắc chủ đạo và kết hợp tối đa 3 loại vật liệu để tránh rối mắt. 

Bước 3: Lập kế hoạch và chuẩn bị vật liệu

Sau khi ý tưởng đã rõ ràng thì chuẩn bị kỹ lưỡng mọi thứ là chìa khóa để thi công suôn sẻ:

• Lập danh sách vật liệu: Ví dụ như hoa tươi, vải lụa, đèn LED trang trí, bóng bay, dây đèn, backdrop,.... Hãy ghi chú số lượng cụ thể để tránh thiếu hụt.
• Tìm nhà cung cấp uy tín: So sánh giá từ các cửa hàng địa phương, chợ online (Shopee, Lazada), hoặc dịch vụ cho thuê. Đừng quên kiểm tra đánh giá để đảm bảo chất lượng, thời gian giao hàng để chọn được đơn vị phù hợp với nhân sách và tiến độ.
• Đặt mua hoặc thuê: Tuỳ theo ngân sách bạn có thể chọn thuê các vật dụng như khung sắt, đèn sân khấu, màn hình LED thay vì mua  để tiết kiệm chi phí.
• Chuẩn bị công cụ: Thang, kéo, súng bắn keo, dây rút, và đồ bảo hộ là những thứ không thể thiếu. Kiểm tra kỹ càng và đảm bảo mọi thứ sẵn sàng trước ngày thi công.

Trang trí một lễ hội Giáng sinh, bạn có thể cần cây thông, đèn LED, và quả châu – hãy đặt hàng sớm để tránh tăng giá mùa cao điểm. (Nguồn: Pinterest)

Bước 4: Thi công trang trí

Đây là giai đoạn biến ý tưởng thành hiện thực, yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên và bộ phận:

• Phân công công việc: Chia nhiệm vụ cho nhóm dựa trên kỹ năng – ai giỏi treo đèn, ai khéo tay sắp hoa, ai kiểm tra tổng thể. Đảm bảo mọi người nắm rõ bản thiết kế.
• Thực hiện theo bản vẽ:
  Bám sát bản vẽ đã được duyệt, tuân thủ kế hoạch để không gian hài hòa, đảm bảo sự đồng bộ và nhất quán. Nếu có thay đổi, hãy thống nhất nhanh chóng.
• Đảm bảo an toàn:
  Sử dụng thang chắc chắn, cố định vật nặng, và kiểm tra dây điện cẩn thận. Đặc biệt là với các kết cấu cao, điện, đèn… Cần có biện pháp thi công an toàn để tránh rủi ro trong sự kiện.
• Kiểm tra và điều chỉnh chi tiết:
  Trong quá trình thi công, bạn có thể cần dịch chuyển vị trí đèn hoặc thêm vật liệu để đạt hiệu quả tốt nhất. Rà soát các góc trang trí để chỉnh sửa chi tiết nhỏ, tránh gặp sai sót tại thời điểm mấu chốt.

Việc kiểm tra và đảm bảo an toàn công trình trong thi công là điều vô cùng quan trọng. (Nguồn: AGS Landscape)

Bước 5: Kiểm tra và nghiệm thu

Bước cuối cùng nghiệm thu, đảm bảo mọi thứ hoàn hảo:

• Kiểm tra tổng thể không gian trang trí:
  Đi một vòng quanh khu vực: từ sân khấu chính, lối vào, bàn tiệc đến các góc check-in, gallery, photo booth để xem mọi chi tiết có đúng thiết kế không. Đặc biệt chú ý các góc khuất hoặc điểm chưa ổn.
• Đảm bảo mọi chi tiết đều được thực hiện đúng theo thiết kế: Kiểm tra, so sánh kỹ mọi chi tiết đã và đang thực hiện với bản thiết kế. Đảm bảo mọi chi tiết được thực hiện đúng như kế hoạch, không thiếu sót hay sai lệch.
• Điều chỉnh ánh sáng và âm thanh cho phù : Bật thử đèn, kiểm tra góc chiếu, kiểm tra hiệu ứng ban ngày - ban đêm để điều chỉnh độ sáng, màu sắc, âm lượng và cân chỉnh âm thanh (nếu có) để tạo không khí phù hợp.
• Thu dọn và vệ sinh khu vực trang trí: Dọn sạch rác, loại bỏ rác, keo thừa, băng dính…để không gian gọn gàng, chuyên nghiệp.
• Chụp ảnh hoặc quay video để lưu lại kết quả: Chụp ảnh, quay video không gian đã hoàn thiện để phục vụ truyền thông và lưu trữ tư liệu ghi lại thành quả để lưu làm kỷ niệm.

Với lễ hội Halloween, bạn có thể kiểm tra xem đèn mờ ảo và bí ngô đã đủ “ma mị” chưa trước khi đón khách. (Nguồn: Pinterest)

2. Các yếu tố cần lưu ý trong quá trình trang trí lễ hội:

Để việc trang trí lễ hội, sự kiện không chỉ đẹp mắt mà còn an toàn, tiết kiệm và tạo dấu ấn, bạn cần cân nhắc đến nhiều yếu tố trong suốt quá trình thực hiện. Dưới đây là những điểm cốt lõi cần lưu ý khi lên kế hoạch và thi công trang trí cho bất kỳ lễ hội, sự kiện nào:

• An toàn: Đảm bảo an toàn cho người tham gia và người thực hiện trang trí: Đây là ưu tiên hàng đầu. Đảm bảo các thiết bị, vật liệu được lắp đặt chắc chắn. Đội ngũ thi công cần được trang bị đồ bảo hộ như găng tay, mũ; có biện pháp bảo hộ an toàn khi làm việc trên cao, sử dụng điện áp, hoặc các vật sắc nhọn và có người giám sát an toàn. Đối với an toàn cho người tham gia cần tránh trang trí các vật sắc nhọn, dễ vỡ; đảm bảo lối đi thông thoáng, ko cản trở giao thông sự kiện và quan trọng hơn hết là luôn kiểm tra kĩ khu vực lối thoát hiểm để đảm bảo không có vật cản trở, không có vật dụng gây cháy nổ và dẫn cháy

Các lễ hội lớn như Festival Huế hay countdown Giao thừa tại Hà Nội đều có đội kỹ thuật kiểm tra an toàn cho hệ thống ánh sáng và cấu trúc trang trí. (Nguồn: AGS Landscape)

• Tính thẩm mỹ: Trang trí phải đẹp mắt, hài hòa và phù hợp với chủ đề: Chọn màu sắc, bố cục và vật liệu phù hợp với thông điệp của lễ hội. Lựa chọn bảng màu thống nhất, phù hợp với chủ đề và tâm lý đối tượng tham gia. Trang trí nên có điểm nhấn, không gian mở và phân bổ đều khắp sự kiện để tạo sự cân bằng. Chú trọng đến các chi tiết nhỏ như viền hoa, phông nền, ánh sáng – tất cả phải góp phần nâng cao tổng thể. Trang trí càng bền vững càng thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp và có trách nhiệm của ban tổ chức. 

Lễ hội đèn lồng Hội An nổi tiếng với sự hài hòa giữa ánh sáng và kiến trúc cổ, tạo không gian lung linh nhưng vẫn giữ được bản sắc. (Nguồn: Photo By Hamish Clark)

•  Tính bền vững: Ưu tiên vật liệu thân thiện với môi trường và tái sử dụng: Sử dụng gỗ tái chế, tre, vải lanh, giấy tái chế hoặc nhựa sinh học. Tái sử dụng vật liệu từ các sự kiện trước như đèn lồng, khung trang trí. Hạn chế đồ nhựa dùng một lần và chọn đèn LED tiết kiệm năng lượng.

Vật liệu sử dụng rất quan trọng trong việc đem lại không khí cho khu vực trang trí. (Nguồn AGS Landscape)

• Tính độc đáo: Tạo điểm nhấn riêng biệt, tránh trùng lặp: Tránh lặp lại mô típ cũ, hãy tìm một chủ đề hoặc phong cách riêng biệt cho sự kiện của bạn. Kết hợp yếu tố truyền thống với công nghệ hiện đại như đèn LED lập trình, projection mapping, hoặc sử dụng họa tiết văn hóa địa phương (trống đồng, tranh Đông Hồ). Thiết kế khu vực chụp ảnh đặc sắc để thu hút sự chia sẻ trên mạng xã hội – đây cũng là cách quảng bá hiệu quả cho sự kiện.

• Ngân sách: Quản lý ngân sách hiệu quả, tránh lãng phí: Xác định, lập kế hoạch chi tiết, ưu tiên thuê thiết bị (như đèn LED, hologram) thay vì mua mới. Tìm nhiều báo giá, thương lượng và lựa chọn đơn vị cung cấp vật liệu uy tín, giá tốt. Sử dụng vật liệu tái chế sáng tạo như vỏ chai, gỗ vụn để giảm chi phí. Dự trù thêm 10-15% cho các phát sinh nhưng hạn chế thay đổi phút chót, tránh mua sắm dư thừa hoặc quá đắt đỏ nếu không thực sự cần thiết.

3. AGS Landscape – Đơn vị thiết kế thi công trang trí lễ hội:

Thành lập năm 2009, AGS Landscape (Công ty Cổ phần Sao Tháng Tám Việt Nam) tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực thiết kế cảnh quan và trang trí lễ hội tại Việt Nam. Với phương châm “Kết nối con người với thiên nhiên”, AGS không chỉ mang đến các thiết kế nghệ thuật độc đáo mà còn tôn vinh bản sắc văn hóa Việt Nam qua từng dự án. Đội ngũ kiến trúc sư và kỹ sư giàu kinh nghiệm của AGS, bao gồm cả chuyên gia trong và ngoài nước, luôn cam kết mang đến những giải pháp sáng tạo, chuyên nghiệp và bền vững.

AGS Landscape – Đơn vị thiết kế thi công trang trí lễ hội (Nguồn: AGS Landscape)

Những ưu điểm khi bạn lựa chọn AGS landscape:

• Thiết kế sáng tạo, độc đáo: Mỗi dự án của AGS Landscape là một tác phẩm nghệ thuật độc bản, được thiết kế riêng để phản ánh bản sắc và thông điệp của sự kiện. Các đặc điểm nổi bật: Tùy chỉnh theo yêu cầu, kết hợp hài hoà văn hoá địa phương, sáng tạo không giới hạn.
• Thi công chuyên nghiệp: Đội ngũ thi công lành nghề; đảm bảo an toàn tuyệt đối; quản lý hiệu quả với kế hoạch chi tiết, luôn bám sát, giám sát kỹ thi công và điều chỉnh kịp thời để phù hợp với bản thiết kế.
• Bảo hành & bảo trì: AGS Landscape cam kết theo sát dự án, bảo hành dài hạn, và luôn có đội ngũ kỹ thuật viên sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng xử lý sự cố hoặc điều chính theo yêu cầu sau sự kiện. AGS Landscape luôn mong muốn gửi đến cho khách hàng một dự án hoàn thiện nhất và mang đến sự hài lòng trọn vẹn cho khách hàng. 

AGS Landscape – Đơn vị thiết kế thi công trang trí lễ hội (Nguồn: AGS Landscape)

Trang trí lễ hội là một quá trình đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc, chuyên nghiệp, bài bản và sáng tạo. Từ việc xác định mục tiêu, lên ý tưởng, chuẩn bị vật liệu đến thi công và nghiệm thu, mỗi bước trong quy trình trang trí lễ hội chuyên nghiệp đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một không gian lễ hội đẹp mắt, an toàn, ấn tượng đáng nhớ và phù hợp với thông điệp của sự kiện.

Bên cạnh việc tuân thủ quy trình cụ thể, không có nghĩa là giới hạn sự sáng tạo và đổi mới. Mà ngược lại, sáng tạo & đổi mới luôn là yếu tố then chốt để giúp sự kiện trở nên nổi bật, thu hút, truyền cảm hứng, và để lại đc ấn tượng sâu sắc. Mỗi lễ hội là một câu chuyện riêng, và trang trí chính là cách kể chuyện bằng hình ảnh, màu sắc và cảm xúc. Bạn có thể kết hợp các vật liệu mới, thử nghiệm bảng màu khác lạ, hoặc tích hợp các yếu tố tương tác để tạo trải nghiệm độc đáo cho người tham gia.

Cuối cùng, để lễ hội diễn ra thành công, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện đúng quy trình là điều không thể thiếu. Một kế hoạch chi tiết giúp bạn tránh được những sai sót phút chót, đồng thời đảm bảo rằng trang trí không chỉ đẹp mà còn phù hợp với mục tiêu và chủ đề của sự kiện, mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho tất cả mọi người. Đây chính là nền tảng để tạo nên không gian chuyên nghiệp, an toàn, giàu tính thẩm mỹ và phù hợp với mục tiêu mà ban tổ chức hướng đến. Đầu tư vào trang trí chính là đầu tư vào trải nghiệm – và trải nghiệm tốt sẽ luôn đọng lại trong lòng người tham dự.

Thông tin liên hệ

Điện Thoại: (024) 6296.8888

Hotline: (+84) 988118811

Website: agslandscape.vn

Email: project@ags.vn

Địa chỉ: VP Phía Bắc: Tầng 5, số 14 phố Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội