NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI MÀ BẠN CẦN BIẾT

Những năm gần đây, xu hướng tổ chức sự kiện ngoài trời đã trở thành một làn gió mới, một lựa chọn đầy cảm hứng cho những ai tìm kiếm sự phóng khoáng và không gian sáng tạo không giới hạn. Tuy nhiên, khác với sự an toàn của bốn bức tường, một sự kiện outdoor là một bản giao hưởng mà người nhạc trưởng phải thấu hiểu và hòa điệu cùng những yếu tố bất định của tự nhiên. Bài viết này, đúc kết từ kinh nghiệm thực chiến, sẽ gửi đến bạn những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời cốt lõi nhất, giúp bạn kiến tạo một trải nghiệm hoàn hảo và đáng nhớ.

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô và tính chất sự kiện

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô và tính chất sự kiện (Nguồn: Yandex)

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời không đơn thuần là một khoảng đất trống, đó là linh hồn, là sân khấu chính nơi mọi ý tưởng được thăng hoa.

• Khảo sát địa hình thực tế: Trước khi phác thảo bất kỳ ý tưởng nào, việc khảo sát trực tiếp là tối quan trọng. Hãy hình dung một sân khấu lộng lẫy nhưng lại chênh vênh trên nền đất không bằng phẳng, hay những chiếc bàn tiệc sang trọng bị nghiêng ngả. Việc đảm bảo mặt bằng đủ vững chãi và bằng phẳng là bước đi đầu tiên để đảm bảo an toàn và thẩm mỹ cho toàn bộ cấu trúc sự kiện.
• Đánh giá khả năng tiếp cận: Một địa điểm đẹp nhưng cách trở sẽ làm giảm đi trải nghiệm của người tham dự. Cần xem xét kỹ lưỡng về hệ thống giao thông, sự thuận tiện cho khách mời di chuyển, và đặc biệt là lối đi đủ rộng cho các phương tiện vận chuyển thiết bị hạng nặng như sân khấu, âm thanh, ánh sáng. Một bãi đỗ xe thông thoáng cũng là một điểm cộng tinh tế.
• Phân chia khu vực chức năng: Một kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời bài bản luôn bắt đầu bằng việc phân luồng không gian. Đâu là khu vực đón khách trang trọng, đâu là sân khấu chính, khu vực tiệc, khu vực hậu cần (backstage), và lối đi kết nối chúng? Việc phân chia khoa học giúp luồng di chuyển của khách mời và đội ngũ vận hành không bị chồng chéo, tạo nên sự vận hành mượt mà, chuyên nghiệp.
• Yếu tố pháp lý: Đừng để những rắc rối pháp lý làm gián đoạn cảm xúc sáng tạo. Dù là địa điểm công cộng hay tư nhân, việc tìm hiểu và xin giấy phép tổ chức là điều bắt buộc để tránh mọi rủi ro không đáng có.

2. Xây dựng phương án dự phòng rủi ro thời tiết là ưu tiên hàng đầu

Xây dựng phương án dự phòng rủi ro thời tiết là ưu tiên hàng đầu (Nguồn: Yandex)

Một trong những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời lớn nhất chính là thời tiết. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng là cách chúng ta thể hiện sự tôn trọng đối với thiên nhiên và khách mời.

• Theo dõi sát sao dự báo thời tiết: Đây là một thói quen không thể thiếu. Trước sự kiện ít nhất hai tuần, hãy bắt đầu theo dõi dự báo và cập nhật liên tục mỗi ngày về nhiệt độ, độ ẩm, sức gió và đặc biệt là khả năng có mưa. Ví dụ, nếu dự báo có gió lớn, các hạng mục trang trí cao, mỏng cần được gia cố hoặc thay thế bằng phương án an toàn hơn.
• Chuẩn bị các thiết bị che chắn thẩm mỹ: Nhà bạt, dù che hay những cấu trúc lều kiến trúc không chỉ là giải pháp che mưa nắng. Chúng phải được xem như một phần của bản thiết kế tổng thể. Một chiếc dù lệch tâm màu trắng ngà có thể mang lại vẻ đẹp thanh lịch cho một tiệc trà chiều, trong khi một hệ thống nhà bạt trong suốt lại tạo ra không gian kỳ ảo cho một buổi tiệc tối dưới mưa.
• Thiết lập kế hoạch "Plan B" hoàn chỉnh: Trong trường hợp thời tiết diễn biến xấu ngoài dự kiến, một phương án dự phòng thời tiết là cứu cánh tối thượng. Đó có thể là việc di dời toàn bộ sự kiện vào một sảnh tiệc trong nhà đã được liên hệ trước, hoặc một khu vực có mái che kiên cố ngay tại địa điểm. Sự chuẩn bị này cho thấy sự chu đáo và tầm nhìn của nhà tổ chức.

3. Thiết kế và trang trí không gian tận dụng tối đa cảnh quan tự nhiên

Thiết kế và trang trí không gian tận dụng tối đa cảnh quan tự nhiên (Nguồn: Pinterest)

Trang trí sự kiện ngoài trời là nghệ thuật đối thoại với cảnh quan sẵn có, biến những yếu tố tự nhiên thành một phần của câu chuyện.

• Ưu tiên vật liệu bền bỉ: Các vật liệu trang trí như vải, hoa, và các phụ kiện khác cần có khả năng chịu được nắng, gió và độ ẩm. Ví dụ, thay vì dùng hoa tươi hoàn toàn cho các cổng chào lớn dưới nắng gắt, có thể kết hợp hoa lụa cao cấp ở các vị trí chịu nắng trực tiếp và điểm xuyết hoa tươi ở những nơi râm mát hơn để đảm bảo vẻ đẹp trong suốt sự kiện.
• Tận dụng cảnh quan như một phần của thiết kế: Một cây cổ thụ có thể trở thành tâm điểm của không gian với những dải đèn fairylight quấn quanh, tạo nên một khung cảnh cổ tích. Một hồ nước có thể được biến thành sân khấu nổi hoặc nơi thả những chiếc đèn hoa đăng lung linh. Việc lồng ghép khéo léo này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra một bản sắc riêng biệt, hài hòa cho không gian mở.
• Chơi đùa cùng ánh sáng tự nhiên và nhân tạo: Bảng màu trang trí cần được lựa chọn dựa trên thời điểm diễn ra sự kiện. Ban ngày, dưới ánh sáng rực rỡ, những gam màu tươi sáng, nổi bật sẽ phát huy hiệu quả tối đa. Khi hoàng hôn buông xuống, hệ thống âm thanh ánh sáng ngoài trời chuyên nghiệp sẽ lên ngôi, sử dụng các loại đèn rọi, đèn pha để tạo điểm nhấn kiến trúc, tạo chiều sâu và không khí ấm cúng cho không gian.

Xem thêm: Quy Trình Thiết Kế Linh Vật Sự Kiện Từ A-Z, Uy Tín

4. Đảm bảo hệ thống kỹ thuật và hạ tầng hỗ trợ vận hành ổn định

Đảm bảo hệ thống kỹ thuật và hạ tầng hỗ trợ vận hành ổn định (Nguồn: Yandex)

Sự lộng lẫy bên ngoài phải được chống đỡ bởi một hệ thống hậu cần vững chắc.

• Tính toán công suất điện năng: Đây là một trong những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời thường bị xem nhẹ. Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn LED, các thiết bị phục vụ tiệc... tiêu thụ một lượng điện năng khổng lồ. Nguồn điện lưới tại các không gian mở thường không ổn định. Do đó, việc chuẩn bị máy phát điện dự phòng có công suất lớn hơn nhu cầu thực tế ít nhất 30% là điều bắt buộc để tránh tình trạng quá tải, sập nguồn giữa chừng.
• Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên dụng: Âm thanh trong không gian mở rất dễ bị loãng và tán đi. Thay vì tập trung một cặp loa công suất lớn ở sân khấu, một hệ thống âm thanh chuyên nghiệp sẽ bố trí các loa vệ tinh nhỏ hơn trải đều khắp khu vực, đảm bảo mọi khách mời, dù ngồi ở vị trí xa nhất, vẫn có thể nghe rõ với chất lượng âm thanh đồng đều.
• Bố trí khu vực vệ sinh và tiện ích: Sự sạch sẽ và tiện lợi là thước đo của sự văn minh. Cần đảm bảo số lượng nhà vệ sinh di động đủ, sạch sẽ, có người túc trực dọn dẹp. Các thùng rác cũng cần được bố trí hợp lý, mỹ quan để giữ cho không gian sự kiện luôn trong lành.

5. Quản lý an ninh, an toàn và vệ sinh môi trường

Quản lý an ninh, an toàn và vệ sinh môi trường (Nguồn: Yandex)

• Kiểm soát an ninh và luồng khách: Với các không gian không có tường rào, việc thiết lập hàng rào an ninh mềm hoặc đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp là cần thiết để kiểm soát người ra vào, đảm bảo sự riêng tư và an toàn cho sự kiện.
• Kiểm tra an toàn kết cấu: Tất cả các kết cấu lắp đặt tạm thời như sân khấu, giàn không gian (truss), backdrop lớn phải được kiểm tra kỹ lưỡng về độ an toàn, khả năng chịu lực và sức gió bởi các kỹ sư chuyên ngành.
• Cam kết trả lại nguyên trạng mặt bằng: Một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp luôn có trách nhiệm với môi trường. Việc dọn dẹp sạch sẽ, thu gom toàn bộ rác thải và hoàn trả mặt bằng về nguyên trạng là hành động thể hiện sự tôn trọng đối với địa điểm và cộng đồng. Theo một số chuyên gia, việc thiếu phương án vệ sinh có thể làm giảm tới 40% mức độ hài lòng của khách mời.

Xem thêm: Báo Giá Trang Trí Sự Kiện Lễ Hội, Event Chuyên Nghiệp

6. AGS Landscape – Đơn vị tiên phong trong thiết kế và trang trí sự kiện cảnh quan

AGS Landscape là đơn vị tiên phong trong thiết kế và trang trí sự kiện cảnh quan (Nguồn: AGS Landscape)

Tại AGS Landscape, chúng tôi không chỉ trang trí không gian ngoài trời, chúng tôi kể những câu chuyện bằng cảnh quan. Với kinh nghiệm dày dặn trong việc thiết kế cảnh quan sự kiện, chúng tôi tự tin biến những không gian thô sơ thành những tác phẩm nghệ thuật sống động, nơi kiến trúc bền vững hòa quyện cùng những xu hướng trang trí lễ hội đương đại. Quy trình của chúng tôi bắt đầu từ việc lắng nghe, khảo sát, đề xuất ý tưởng và đồng hành cùng bạn trong từng khoảnh khắc của sự kiện.

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời thành công là sự tổng hòa của rất nhiều yếu tố, từ việc lựa chọn địa điểm, tiên liệu thời tiết, chuẩn bị kỹ thuật cho đến việc tìm được một người đồng hành thấu hiểu. Thành công không chỉ nằm ở một ý tưởng lớn, mà còn ở sự chỉn chu trong từng chi tiết nhỏ nhất. Đó chính là những kinh nghiệm tổ chức trang trí sự kiện lễ hội ngoài trời mà chúng tôi tin rằng sẽ là kim chỉ nam cho bạn.

Nếu bạn đang ấp ủ một ý tưởng cho không gian của riêng mình, đừng ngần ngại liên hệ với AGS Landscape. Chúng tôi luôn sẵn sàng cho một cuộc trò chuyện chuyên sâu để cùng bạn vẽ nên một bản giao hưởng ngoài trời thật đặc sắc và đáng nhớ.