Khi tổ chức một sự kiện, việc tính toán chi phí là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Điều này giúp cho ban tổ chức có được kế hoạch chi tiết và đảm bảo không vượt quá ngân sách. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi tìm hiểu các khoản chi phí tổ chức sự kiện cần thiết để mang lại thành công khi tổ chức sự kiện.
Chi phí chuẩn bị cho sự kiện
Chi phí này khá quan trọng và không thể thiếu khi tổ chức sự kiện bao gồm:
Thuê địa điểm tổ chức
Việc thuê địa điểm để tổ chức sự kiện là một trong những chi phí lớn nhất và thường xuyên được tính đến. Tuy nhiên, việc chọn địa điểm phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Các yếu tố cần xem xét khi chọn địa điểm bao gồm:
- Khu vực: Địa điểm cần phải dễ dàng tiếp cận và thuận tiện cho khách hàng.
- Khả năng chứa đựng: Địa điểm cần phải đủ rộng để chứa đựng số lượng khách hàng mong muốn tham gia.
- Thiết bị kỹ thuật: Địa điểm cần phải có đầy đủ các thiết bị kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu…
- Thời gian sử dụng: Cần xác định thời gian thuê địa điểm để tính toán chi phí.
Trang trí không gian sự kiện
Việc trang trí không gian sự kiện là một yếu tố quan trọng trong việc gây ấn tượng với khách hàng. Chi phí cho trang trí bao gồm:
- Hoa, cây cảnh, vật phẩm trang trí: Chọn những vật phẩm phù hợp với chủ đề của sự kiện và tạo nên không khí tươi mới, sang trọng.
- Đèn led, bóng đèn: Sử dụng đèn để tạo ra không gian ấm áp, thoải mái cho khách hàng.
- Vật dụng trang trí khác: ghế sofa, kệ trưng bày sản phẩm, tranh ảnh…
Thiết kế backdrop, banner, standee, pano…
Những vật phẩm này được sử dụng để quảng bá cho sự kiện, giới thiệu đến khách hàng những thông tin cần thiết. Chi phí cho thiết kế bao gồm:
- Thiết kế mockup: Bao gồm việc thiết kế ý tưởng, kiểm tra khả năng thực hiện, xác định yêu cầu của khách hàng.
- Thiết kế chính thức: Sau khi được phê duyệt mockup, bắt đầu thiết kế chính thức.
Âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu
Âm thanh, ánh sáng là những yếu tố không thể thiếu trong một sự kiện. Nó giúp cho sự kiện trở nên sống động và thu hút được sự quan tâm của khách hàng. Chi phí cho âm thanh, ánh sáng bao gồm:
- Thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng: Bao gồm việc thuê các loại loa, amply, mixer, micro không dây, đèn LED, máy chiếu…
- Thuê kỹ thuật viên: Để sử dụng và điều khiển những thiết bị trên, cần phải thuê thêm kỹ thuật viên.
Bàn ghế, sân khấu, lều trại (nếu cần)
Nếu sự kiện của bạn có hoạt động ngoài trời hoặc cần tạo ra một không gian riêng biệt, việc thuê bàn ghế, sân khấu, lều trại là rất cần thiết. Chi phí cho những món đồ này phụ thuộc vào số lượng và chất lượng:
- Bàn ghế: Tùy thuộc vào số lượng và chất liệu.
- Sân khấu: Phụ thuộc vào diện tích, chất lượng ván sàn…
- Lều trại: Tùy thuộc vào diện tích và chất liệu của lều.
Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm về các bước tổ chức sự kiện cần những gì ngoài chuẩn bị chi phí cho sự kiện.
Chi phí tổ chức chương trình sự kiện
Chi phí mời khách mời, diễn giả
Việc mời khách mời và diễn giả đến tham gia sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng để giúp sự kiện được thành công. Những chi phí liên quan bao gồm:
- Vé máy bay/xe lửa/xe khách: Nếu khách mời hoặc diễn giả có nhu cầu đi lại từ xa, bạn cần phải chi trả cho vé máy bay, xe lửa hoặc xe khách.
- Tiền công: Đây là khoản chi phí duy nhất mà bạn cần phải chi trả cho diễn giả. Tùy thuộc vào tên tuổi và chuyên môn của diễn giả.
Đạo cụ biểu diễn nghệ thuật
Nếu sự kiện của bạn bao gồm các tiết mục nghệ thuật, việc thuê hoặc mua đạo cụ biểu diễn là rất cần thiết. Chi phí cho đạo cụ biểu diễn phụ thuộc vào số lượng và chất lượng:
- Âm thanh, ánh sáng biểu diễn
- Trang phục, phụ kiện biểu diễn
- Phụ kiện biểu tượng, hóa trang
Phiếu thăm dò ý kiến, phiếu bình chọn
Khi tổ chức sự kiện, việc thu thập ý kiến và bình chọn từ khách hàng là rất quan trọng để đánh giá sự thành công của sự kiện. Các chi phí liên quan bao gồm:
- Thiết kế phiếu thăm dò ý kiến, phiếu bình chọn: Bao gồm việc thiết kế phiếu, in ấn và phân phối cho khách hàng.
- Quà tặng, giải thưởng: Để khuyến khích khách hàng tham gia điền phiếu hoặc bình chọn, bạn cần phải có những quà tặng hoặc giải thưởng hấp dẫn.
Quà tặng, giải thưởng cho khách mời và người tham gia
Việc tặng quà hoặc trao giải thưởng cho khách hàng là một cách để cảm ơn khách hàng đã tham gia sự kiện của bạn. Chi phí liên quan bao gồm:
- Chọn lựa quà tặng, giải thưởng: Bạn cần phải lựa chọn quà tặng hoặc giải thưởng phù hợp với chủ đề sự kiện và ngân sách của bạn.
- In ấn, trang trí quà tặng: Để tạo nên sự bắt mắt cho quà tặng hoặc giải thưởng, bạn cần phải chi trả để in ấn và trang trí.
Các chi phí này sẽ được liệt kê và tổng hợp trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện để việc tổ chức sự kiện được diễn ra chính xác và hiệu quả hơn.
Chi phí hậu cần sự kiện
Ăn uống cho ban tổ chức và khách mời
Việc cung cấp thức ăn và nước uống cho ban tổ chức và khách hàng là rất quan trọng để đảm bảo cho sự kiện diễn ra thuận lợi và thành công. Các chi phí liên quan bao gồm:
- Món ăn, nước uống: Phụ thuộc vào số lượng và chất lượng thực phẩm.
- Bàn ghế, dụng cụ phục vụ: Nếu bạn không có đủ bàn ghế và dụng cụ phục vụ, bạn cần phải chi trả để thuê thêm.
Thuê nhân viên phục vụ sự kiện
Để đảm bảo sự kiện được diễn ra thuận lợi và thành công, việc thuê nhân viên phục vụ sự kiện là rất cần thiết. Các chi phí liên quan bao gồm:
- Lương của nhân viên phục vụ: Tùy thuộc vào số lượng và thời gian làm việc của nhân viên.
- Chi phí đi lại, ăn uống cho nhân viên: Nếu sự kiện của bạn kéo dài nhiều ngày hoặc nhân viên cần phải di chuyển đến từ xa, bạn cần phải chi trả cho chi phí này.
Chi phí đi lại, ăn ở cho ban tổ chức
Việc chuẩn bị và tổ chức sự kiện đòi hỏi nhiều công sức và thời gian từ ban tổ chức. Những chi phí liên quan bao gồm:
- Phí đi lại: Nếu ban tổ chức không ở cùng địa điểm với sự kiện, bạn cần phải chi trả cho chi phí đi lại.
- Chi phí ăn uống: Nếu ban tổ chức phải ở lại địa điểm sự kiện, bạn cần phải chuẩn bị chi phí ăn uống cho họ.
Chi phí quảng bá sự kiện
Chi phí quảng bá sự kiện cũng rất quan trọng để thu hút sự chú ý của công chúng và khách mời tiềm năng tham dự sự kiện. Có nhiều kênh quảng bá hiệu quả như:
Quảng cáo trên mạng xã hội
Đăng tải thông tin về sự kiện trên các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter… với nội dung hấp dẫn, hình ảnh bắt mắt. Đây là kênh quảng bá online rộng rãi và chi phí thấp.
Thuê dịch vụ PR
Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như báo in, báo điện tử, truyền hình. Có thể chạy quảng cáo banner, PR bài viết về sự kiện. Tuy chi phí cao hơn nhưng hiệu quả lan tỏa lớn.
Treo băng rôn, khẩu hiệu, áp phích quảng bá sự kiện ở những địa điểm công cộng đông người qua lại. Việc này tăng sự nhận diện thương hiệu cho sự kiện.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê các dịch vụ PR chuyên nghiệp để có chiến dịch quảng bá sự kiện sáng tạo và hiệu quả hơn. Các công ty PR sẽ xây dựng chiến lược truyền thông, kế hoạch quảng bá chi tiết và chuyên nghiệp.
Các chi phí phát sinh khác
Các chi phí phát sinh khác cũng cần lưu ý để tránh rủi ro cho sự kiện. Cần dự phòng kinh phí để thuê bảo vệ, dịch vụ y tế sẵn sàng ứng phó khi cần thiết. Đặc biệt nên mua gói bảo hiểm cho sự kiện để được bồi thường thiệt hại khi có sự cố xảy ra.
Ngoài ra, cần dự phòng thêm 10-15% tổng ngân sách ban đầu để chi trả cho những chi phí phát sinh ngoài dự kiến, ví dụ do tăng thêm đại biểu, kéo dài thời gian diễn ra sự kiện… Việc dự trù kỹ càng các khoản chi như vậy giúp sự kiện diễn ra thành công và tránh trường hợp thiếu hụt kinh phí.
Vừa rồi là những thông tin về chi phí tổ chức sự kiện hy vọng đã giúp bạn hình dung được rõ hơn về các chi phí này. Đây là chi phí tham khảo, tùy thuộc vào quy mô và loại hình tổ chức sự kiện mà chi phí sẽ khác nhau.
Nếu quý khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện nhanh chóng và hiệu quả, hãy liên hệ ngay với đơn vị AGS Landscape đội ngũ nhân viên mảng tổ chức sự kiện của chúng tôi sẽ tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong thời gian sớm nhất.
Thông tin liên hệ
Điện Thoại: (024) 6296.8888
Hotline: (+84) 988118811
Website: agsevent.vn
Email: project@ags.vn
Địa chỉ: VP Phía Bắc: Tầng 5, số 14 phố Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
