Tổ chức một sự kiện đòi hỏi sự lập kế hoạch kỹ lưỡng và chuẩn bị tài chính đáng kể. Để đảm bảo sự thành công của sự kiện, việc dự trù kinh phí là một bước quan trọng không thể bỏ qua. Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn xác định và quản lý các khoản chi tiêu, từ đó đảm bảo rằng tài chính được sử dụng một cách hiệu quả và hợp lý.
Tầm quan trọng của việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Một trong những yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sự kiện thành công là kế hoạch chi phí hợp lý. Việc lập bảng dự trù kinh phí trong kế hoạch tổ chức sự kiện giúp cho người tổ chức nắm rõ tổng chi phí cần bỏ ra, tránh tình trạng vốn không đủ, dẫn đến hụt hẫng giữa chừng. Ngoài ra, việc có kế hoạch chi tiêu cụ thể và hợp lý cũng giúp tránh lãng phí và dễ dàng giám sát quá trình thực hiện và chi phí phát sinh. Bên cạnh đó, bảng dự trù kinh phí còn là cơ sở để xin duyệt kinh phí từ cấp trên.
Việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không phải là một nhiệm vụ đơn giản, yêu cầu người tổ chức phải có kiến thức về kinh doanh, quản lý tài chính và đặc biệt là kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện.
Các bước lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện
Dưới đây là những bước cơ bản để có thể thực hiện được một bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện theo tiêu chuẩn hiện nay. Nó là một phần không thể thiếu trong quy trình các bước tổ chức sự kiện
Bước 1: Nghiên cứu kỹ đề xuất tổ chức sự kiện
Trước khi bắt đầu lập bảng dự trù chi phí, người tổ chức cần phải nghiên cứu kỹ đề xuất tổ chức sự kiện. Việc nghiên cứu này giúp người tổ chức có cái nhìn tổng quan về nội dung, quy mô và địa điểm tổ chức sự kiện. Ngoài ra, cần phải nắm rõ số lượng khách mời tham dự để có thể ước tính chi phí chính xác hơn.
Bước 2: Liệt kê chi tiết các hạng mục cần kinh phí
Sau khi nghiên cứu kỹ đề xuất tổ chức sự kiện, người hoặc đơn vị tổ chức cần liệt kê chi tiết các hạng mục cần kinh phí. Những hạng mục này có thể bao gồm:
Chi phí chuẩn bị
Đây là các khoản chi phí liên quan đến việc chuẩn bị cho sự kiện như in ấn tài liệu, thiết kế, trang thiết bị…
Chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc thuê nhân viên, ban tổ chức, nhân viên an ninh…
Chi phí địa điểm, trang trí, âm thanh, ánh sáng
Đây là các khoản chi phí liên quan đến việc thuê địa điểm tổ chức sự kiện, trang trí, âm thanh, ánh sáng…
Chi phí đón tiếp khách mời, lưu trú
Chi phí đón tiếp, khách mời, lưu trú bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc đón tiếp khách mời, ăn uống, lưu trú cho khách mời…
Chi phí ăn uống, logistic
Chi phí ăn uống và logistic bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc cung cấp thực phẩm, đồ uống cho khách mời, vận chuyển, vật tư, dụng cụ….
Bước 3: Ước tính chi phí cho từng hạng mục
Sau khi liệt kê chi tiết các hạng mục cần kinh phí, người lập kế hoạch hoặc tổ chức cần ước tính chi phí cho từng hạng mục. Các khoản chi phí có thể được ước tính căn cứ vào giá thị trường, báo giá của nhà cung cấp hoặc kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong quá khứ.
Ngoài ra, người tổ chức cần dự phòng thêm 10-15% cho các khoản chi phí chưa xác định để tránh thiếu vốn trong quá trình tổ chức sự kiện.
Bước 4: Tổng hợp bảng dự trù, trình lãnh đạo phê duyệt
Sau khi đã hoàn thành xong bảng dự trù kế hoạch người tổ chức cần tổng hợp bảng dự trù chi phí và trình lãnh đạo phê duyệt. Bảng dự trù chi phí cần được trình bày rõ ràng, chi tiết và minh bạch để lãnh đạo có thể đưa ra quyết định phê duyệt hay điều chỉnh.
Một số lưu ý khi lập dự trù kinh phí
Việc lập dự trù kinh phí không chỉ đơn giản là liệt kê các khoản chi phí và ước tính số tiền cần phải bỏ ra để tổ chức sự kiện. Để có một bảng dự trù kinh phí chính xác và hiệu quả, người tổ chức cần lưu ý những điểm sau:
- Luôn dự phòng thêm 10-15% cho các phát sinh không mong đợi trong quá trình tổ chức sự kiện.
- Cập nhật thường xuyên bảng dự trù khi có sự thay đổi về chương trình hoặc các yếu tố khác.
- Chọn nhà cung cấp uy tín, có báo giá cạnh tranh để tránh chi phí không cần thiết.
- Tránh cắt xén quá nhiều các khoản chi thiết yếu để đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí
Việc tổ chức sự kiện không nhất thiết phải tốn kém. Người tổ chức có thể áp dụng một số gợi ý sau để tiết kiệm chi phí:
- Lựa chọn địa điểm phù hợp, không quá sang trọng để giảm chi phí thuê địa điểm.
- Tận dụng nhân viên nội bộ thay vì thuê ngoài để giảm chi phí nhân sự.
- Đặt in ấn tại các xưởng uy tín, giá phải chăng để giảm chi phí chuẩn bị.
- Chọn nhà hàng có gói ăn uống phải chăng mà vẫn đảm bảo chất lượng để giảm chi phí ăn uống.
- Thuê mượn trang thiết bị có sẵn thay vì mua mới hoặc thuê đắt đỏ để giảm chi phí trang thiết bị.
- Tận dụng ánh sáng tự nhiên, trang trí đơn giản nhưng tinh tế để giảm chi phí địa điểm và trang trí.
Hy vọng những thông tin về dự trù kinh phí tổ chức sự kiện bên trên đã cung cấp cho bạn các bước cơ bản để lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện một cách hiệu quả. Sự thành công của sự kiện không chỉ đo lường bằng số lượng khách hàng tham dự hay doanh số bán hàng, mà còn đo lường bằng khả năng tổ chức sự kiện một cách hiệu quả với chi phí hợp lý.
Nếu quý khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với đơn vị AGS Landscape. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi sẽ hỗ trợ tư vấn và báo giá miễn phí cho khách hàng trong thời gian sớm nhất.
Thông tin liên hệ
Điện Thoại: (024) 6296.8888
Hotline: (+84) 988118811
Website: agsevent.vn
Email: project@ags.vn
Địa chỉ: VP Phía Bắc: Tầng 5, số 14 phố Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
